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La méthode 9S est une méthode de résolution de problème en 9 étapes décrite dans la norme européenne -EN 9136 par l’IAQG

Introduction

La méthode 9S est une méthode de résolution de problème décrite dans la norme européenne -EN 9136 par l’IAQG (International Aerospace Groupe de Qualité), l’institution en charge de l’amélioration continue de la qualité pour le secteur aéronautique et défense. Cette nouvelle norme éditée en 2018 est une amélioration de la norme ISO 9100.

 Objectif de la méthode 9S

L’objectif de l’amélioration continue est de réduire le nombre de problèmes (conditions indésirables, défauts et défaillances) mais également de minimiser leur impact sur la qualité, les performances de livraison et les coûts.

Plusieurs problèmes importants ont pour origine de petits problèmes qui ont été découverts mais qui n’ont jamais été résolus en raison d’analyses incorrectes et / ou d’actions inefficaces.

Souvent, les organisations et leurs fournisseurs ne fournissent pas des résultats corrects d’analyse de la cause fondamentale et de résolution de problème pour les raisons suivantes :

  • Aucun critère clair n’existe sur ce qui constitue un plan d’action correctif acceptable (les personnes sont satisfaites lorsqu’elles ne reçoivent plus de pièces défectueuses et qu’elles s’arrêtent)
  • Les gens continuent à accepter les mauvaises réponses (même s’ils disent qu’ils ne le feront pas, la réalité les fait accepter)
  • Les personnes (internes et externes) ne possèdent pas la culture

Cette nouvelle norme met l’accent sur trois éléments :

  1. La résolution de problèmes et un processus systémique et non une activité unique de réaction à un évènement
  2. L’engagement de la direction dans les processus de résolution de problème est essentiel.
  3. La communication est obligatoire avec les acteurs internes comme externe.

Les 9 étapes

Étape 1 : mettre en place immédiatement des actions de confinement

L’objectif d’agir rapidement, dans les 24 heures maximum et de permettre de protéger le lien des conséquences du problèmes et d‘éviter que le problème ne se dégrade et se complexifie. Différentes solutions sont possibles : arrêter la production, mettre en place du contrôle 100%, faire sous-traiter le temps de…

Étape 2 : Constituer l’équipe

L’enjeu est de constituer une équipe sélectionnée par rapport à l’impact du problème sur leurs activité et sur ce qu’ils peuvent emmener pour le résoudre. La méthode propose « 6 » postes :

  • Une personne qui « voit » le problème.
  • Une personne qui souffre du problème
  • Une personne ayant la responsabilité de le résoudre
  • Une personne qui peut aider à le résoudre, le plus souvent un expert technique du sujet
  • Une personne qui peut contribuer à la résolution

Une personne impactée par la solution

Une personne qui pourra aider à la sélection de la solution.

Etape 3 : Définir le problème

L’Objectif : aller sur le terrain tous ensemble pour comprendre l’importance, l’impact et l’ampleur du problème et de s’assurer que la situation est entièrement décrite et comprise, c’est à dire :

  • Résultat : Problème défini et accepté (quel produit, quel processus, quel défaut ou déviation)
  • QUOI : Cette étape permet de décrire pleinement une situation, d’en analyser précisément tous les éléments et d’en acquérir une compréhension commune, ce qui permet de définir un plan d’action. La méthode propose d’utiliser le tableau d’analyse ci-dessous
  • POURQUOI : Souvent, la première fois qu’un problème est formulé, il est vague, subjectif ou même abstrait. Sans une définition correcte du problème, il est probable que la cause première ne soit pas identifiée et que des actions incorrectes ou insuffisantes soient
  Is Is not Particularité Changement Date
Quoi Objet
  Anomalie
Lieu
  Objet
Quand Date
  Cycle
Combien Objet
  Anomalie

 

Etape 4 : finaliser et améliorer les actions de confinement

A ce stade il faut vérifier que les actions de confinement fonctionnent bien. Les améliorer le cas échéant. Il faut également pouvoir identifier le temps qu’il va falloir pour trouver des solutions définitives, le risque étant de se satisfaire de ces actions de confinement.

A noter que cette étape n’est pas clôturée tant que des actions correctives permanentes efficaces ne sont pas en place.

Etape 5 : Identifier les causes racines

Comprendre et cartographier le processus puis définir les actions à entreprendre pour trouver la ou les causes profondes, particulièrement :

  • Utiliser les outils standards pour identifier les causes probables : histogramme, carte de contrôle, Pareto, 5 pourquoi, FTA, 5M, Plan d’expérience
  • Pour chaque cause potentielle effectuer une analyse AMDEC pour sélectionner les causes les plus critiques qui vont demander de plus amples études. Etape 6 : Définir sélectionner des actions correctives permanentes

Etape 6 : Implémenter les actions correctives et checker leur efficacité.

Pour chaque cause racine identifiée, trouver une solution et définir pour chacune de ces solutions :

  • La probabilité de corriger la cause
  • Le risque de créer un problème nouveau ou pire
  • La difficulté de mise en œuvre (aspect pratique, calendrier, coûts, retour sur investissement, etc.)
  • La stabilité dans le temps
  • Comment vérifier son efficacité
  • L’ownership clair (en particulier si elles doivent être mises en œuvre en interne ou en externe)
  • Si l’efficacité n’est pas vérifiée, revenir à l’étape 5.

Etape 8 : Standardiser et transférer le savoir acquis sur d’autres lieux.

Formaliser et normaliser les décisions prises et les actions effectuées tout au long du processus et développer une gestion efficace des connaissances pour transférer les idées, les leçons apprises, les meilleures pratiques, etc. à toutes les autres parties prenantes et autres chaînes de production, usines ou fournisseurs similaires pouvant nécessiter des actions similaires être implémenté.

Pour cela, il faudra :

  • Compiler toute la documentation, les instructions, les analyses, les organigrammes, etc.
  • Assurez-vous que tous les documents de travail (instructions de travail et d’inspection, bons de commande, etc.) sont mis à jour et disponibles à tout moment.
  • Mettre à jour les matrices de compétences, les modules de formation et déployer la formation en conséquence
  • Mettre à jour les systèmes et outils informatiques pour prendre en charge toutes les modifications de conception et de processus.
  • Capturer et partager des connaissances
  • Identifier toutes les autres données, produits, lignes de production, usines ou fournisseurs susceptibles d’être affectés par le même type de condition, situation, non-conformité ou défaillance indésirable (conception, processus, matériel

Etape 9 : Reconnaître le succès de l’équipe et clôturer le projet.

S’assurer que tous les membres de l’équipe et les parties prenantes sont conscientes du succès de la mise en œuvre de toutes les actions. Confirmer que toutes les actions ont été mises en œuvre avec succès, enregistrez la synthèse des causes, actions et méthodologies,

Vérifiez que toutes les étapes et toutes les actions sont terminées, en particulier que :

  • L’état indésirable, la situation, la non-conformité ou l’échec n’est pas réapparu et il existe un niveau élevé de confiance qu’il ne fera jamais.
  • Toutes les actions et décisions ont été correctement documentées et stockées
  • Les leçons apprises ont été examinées, en particulier la manière dont les processus de résolution de problèmes et d’analyse de la cause fondamentale ont été gérés (actions et comportements réussis, erreurs éventuelles à éviter à l’avenir, etc.). Informez toutes les personnes ayant été affectées par la non-conformité, reconnaissez ceux qui ont été impliqués dans le processus d’actions correctives et dissoudre l’équipe.
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