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Le Horenso est une pratique culturelle Japonaise de communication. Très implantée dans l’industrie, cette pratique intensifie la communication entre les différents acteurs d’un projet.

Introduction

Le Horenso, prononcé en Japonais comme le mot Horensoqui signifie Epinard, est un outil de communication culturellement utilisé au Japon, et particulièrement chez Toyota1. C’est un processus de communication entre plusieurs personnes liées à un même projet. C’est par exemple utilisé entre une équipe et le management, un client avec un fournisseur…

Le principe

Au début du projet, les différents acteurs vont commencer par élaborer ensemble le fondement de la mission et décident ensemble d’un format de communication.

L’équipe va alors commencer le travail, et au premier jalon de communication, va compléter le document de communication pour en faire part au demandeur. Celui-ci va alors en prendre connaissance et en effectue son retour à l’équipe.

Ce processus itératif continue jusqu’à la fin du projet.

Chez Toyota, le personnel est formé et doit prendre le temps nécessaire pour élaborer les Horenso et en suivre le processus. L’objectif étant double : s’assurer que le projet réponde bien à la demande et s’assurer qu’en cas d’absence d’une ou plusieurs personnes, le reste de l’équipe peut poursuivre le travail (le rédacteur devant s’assurer au préalable que le Horenso est compréhensible par tous).

Le terme Horenso est un dérivé de 3 termes Japonais que nous détaillons ci-dessous.

Hokoku 報告 – Rapporter

Premier volet du Horenso, le Hokoku. Il s’agit de déterminer à qui nous devons rapporter les informations pour qu’ils puissent décider des actions à mener. Le plus généralement, il s’agit du chef de projet ou du management.

La personne qui va écrire le rapport doit s’assurer des 3 basiques :

  • L’information doit être claire et complète : Pour s’assurer que le rapport soit complet, on peut utiliser le QQOQCCP et répondre aux questions suivantes : « Qu’est ce que l’on a besoin comme information ? » et « Qu’est ce que l’on n’a pas besoin comme informations ? »…
  • L’information doit être datée : chaque tâche doit être indiquée avec une date de début, une date de fin et un niveau d’avancement.
  • Tout problème doit être mentionné, ceci aussi rapidement que possible.

Renkaku 連絡 – Tenir informé

On doit tenir informé les autres membre de l’équipe, ceci pour s’assurer que tout le monde est au courant de ce qu’il se passe et potentiellement prendre la main sur les actions. Les données doivent être suffisamment claire, mis à jour régulièrement sur le document, pour qu’à tout moment une personne puisse poursuivre les actions et/ou travailler en parallèle.

Sodan 相談 – Consulter

Enfin, dernier point du processus Horenso, la consultation. Il va s’agir de faire parvenir aux sponsors du projet ou aux clients le rapport pour qu’ils puissent s’assurer que le projet va dans le bon sens et comment potentiellement on peut améliorer les résultats.

Cette consultation peut également se faire auprès d’experts pour qu’ils puissent donner son avis sur une technologie, une solution… et ainsi garantir que nous faisons les bons choix.

La culture du Horenso

A priori peu révolutionnaire, le Horenso est un outil puissant de communication qui permet d’assurer la qualité des résultats du projet. Ancré dans la culture Japonaise, le Horenso est en ceci très différent des processus que nous connaissons et pratiquons dans notre culture :

  • Tout d’abord, le Horenso est un réel document écrit, dûment complété et détaillé. Ce n’est pas un simple mail avec « tout le monde dans la boucle ».
  • Le Horenso est un temps d’arrêt dans le projet ou sans le retour du demandeur sur le Horenso, on ne pourra avancer.
  • Dans notre culture, nous ne reportons le plus souvent au management que lorsqu’il y a des « points bloquants ». Dans la culture Japonaise, même si tout va pour le mieux, on doit également le dire et le partager.
  • La fréquence de communication est bien plus importante que dans un processus classique que nous connaissons. Le Horenso est un retour quasi-quotidien.
  • Le Horenso demande à ce que l’équipe revienne vers le demandeur plutôt que le demandeur demande à l’équipe où elle en est. On retrouve là un concept important dans la culture Japonaise, le Kikubari, qui représente le fait d’être attentionné vis-à-vis de l’autre et d’anticiper son besoin.
  • Le Horenso s’appuie sur un véritable souhait de partage de l’information, des savoir-faire, des problèmes…

Source

1 – D. Magee (2007) – How Toyota became

A. K. Imran (2011)  – Kaizen : the Japanese strategy for continuous improvement

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