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On le sait l’autonomie du personnel est un axe clé de la réussite d’une démarche d’excellence. Les UAP sont l’une des clés de la réussite pour ce point.

Introduction

On le sait l’autonomie du personnel est un axe clé de la réussite d’une démarche d’excellence. Encore faut-il savoir l’organiser. Ainsi, l’OAP, pour Organisation Autonome de la Production, a pour principe de réunir au plus près du Gemba une équipe autour d’un même plateau.

Qu’est ce qu’une production autonome ?

Une production autonome consiste à donner toute autonomie dans les connaissances, les compétences et le pouvoir de décision nécessaire au bon fonctionnement d’une unité. Ainsi, rendre autonome une équipe, c’est lui donner :

  • Des moyens financiers.
  • Un périmètre d’actions claires.
  • Des moyens en terme de ressources humaines.
  • Des moyens en terme de temps.
  • Les compétences nécessaires et suffisantes.
  • Un espace.
  • Des objectifs clairs.
  • Un processus sur lequel l’équipe est Owner.
  • Des processus d’auto-contrôle pour s’auto-assurer de la qualité du travail et de l’atteinte des objectifs.

Les enjeux

Derrière une organisation de ce type, les enjeux sont nombreux et essentiels pour mettre en place une démarche d’excellence. Nous retrouvons :

  • Par proximité géographique du personnel, améliorer et faciliter les contacts avec les autres membres de l’équipe.
  • Avoir un management à taille humaine.
  • Décloisonner les services pour faciliter le partage entre fonction.
  • Faciliter la culture de l’orientation client.
  • Faciliter la flexibilité.
  • Réduire le nombre de niveaux hiérarchiques.
  • Augmenter les compétences de tous.
  • Accélérer la prise de décision et la qualité de celle-ci.

De l’organisation fonctionnelle vers une organisation autonome

1 – Etat des lieux

Dans la plupart des organisations, nous retrouvons une organisation dite fonctionnelle. Elle consiste à regrouper par compétences le personnel et de créer des « services ». On retrouve les services qualités, production, R&D… Chaque responsable est donc spécialiste dans sa compétence.

Dans une organisation autonome, le personnel est réuni en Unités Autonomes de Production, dans lesquelles on retrouve une ou plusieurs personnes de chaque type de compétences. Chaque élément (UAP et SAP) est situé au plus près du Gemba et se trouve autour d’une même table.

2 – L’organisation future

Ainsi, en fonction de l’entreprise, son secteur d’activité, sa taille, sa complexité, on pourra retrouver plusieurs niveaux d’organisation autonome.

Soutenu par l’Organisation Autonome en charge d’améliorer le système global et de déployer la culture, nous décrivons ci-dessous les fonctions et rôle de chacun :

 

UAP

SAP

EAP

Dénomination

Unité Autonome de Production

Service Autonome de Production

Equipe Autonome de Production

Fonction représentée

1 responsable de l’UAP et 1 ingénieur Qualité, Supply Chain, Ingénierie, Maintenance et 1 Lean Leader.

1 responsable de la SAP et Qualité, Supply Chain, Ingénierie, Maintenance, 1 Lean Practitioner.

1 opérateur leader, X opérateurs, 1 technicien qualité, 1 technicien maintenance

Rôle

Identifier les objectifs de l’UAP au regard des objectifs globaux en utilisant le Hoshin Kanri.

Représente l’entreprise vis-à-vis du client.

Redécouper les objectifs de l’UAP en objectifs par SAP.

Animer le Gemba Kanri avec les SAP.

Mettre en place des projets Lean.

Planifier les ressources, s’assurer que les standards HSE sont en conformité.

Participer à la conception des nouveaux équipements et des nouveaux produits.

Faire progresser l’autonomie des EAP.

Identifier les objectifs de chaque EAP au regard des objectifs de l’UAP.

Optimiser le fonctionnement de la SAP.

Animer le Gemba Kanri avec les EAP (point 5mn…) et aider à résoudre les problèmes.

Animer les projets Lean.

Produire en respectant les standards.

Atteindre les objectifs de la SAP.

Participer et être proactif dans les projets Lean.

A noter que l’Opérateur Leader a un double rôle : support à son équipe (Respect des standards, capable de remplacer tout autre opérateur, formateur, motive l’équipe…) tout en ayant un rôle d’opérateur lui-même.

 

3 – Le chemin vers l’organisation autonome

Etape

Nom

Description

1

Organiser les EAP

Si cela n’est pas encore le cas, on va identifier un technicien maintenance et un technicien qualité par EAP. On rappelle bien qu’une EAP est une équipe de production. Si la ligne tourne en 3*8, nous avons 3 EAP pour une même SAP.

2

Découper les ateliers en SAP

Cela va dépendre de la taille de votre entreprise. Si vous n’avez qu’une ou deux lignes, ce type de service n’est pas nécessaire. C’est à vous de juger, en respectant le fait que l’un des enjeux est de réduire le nombre de niveaux hiérarchiques. On suppose qu’une SAP est nécessaire que si nous avons au moins 100 personnes sur l’ensemble des EAP d’une même SAP. Sinon, on mettra en place directement une UAP. C’est à ce niveau que nous retrouvons les « anciens » chefs d’équipes. Leurs missions sont donc redéfinies.

3

Créer les UAP

Le plus souvent, les UAP seront formées des « anciens » responsables de services qui peuvent faire partie de plusieurs UAP. A noter qu’une UAP a la charge d’au moins 200 personnes (si on respecte la règle des EAP).

4

Mettre en place le système de communication

La communication se fait au travers du Tableau de Marche et d’un Tableau QCDS dans le respect des principes du management visuel.

5

Mettre en place les réunions d’informations

Réunion Quotidienne EAP : l’opérateur anime cette réunion de 5mn avec son équipe pour faire le point sur la veille, les consignes de l’équipe précédente, les objectifs et consignes du jour, les améliorations et les avancées des différents projets.

Réunion Changement d’équipe : l’opérateur leader de l’équipe qui s’en va anime cette réunion de 5mn entre les 2 operateurs leader. On va échanger sur les faits marquants, les problèmes en cours et les actions en attente (Autant que faire se peut, la ligne doit continuer à tourner pendant ce temps, mais cela ne doit pas être au détriment d’une bonne communication).

Réunion hebdomadaire du Plateau SAP/EAP : Animée par le responsable de la SAP avec chaque EAP, pendant 15 mn on va échanger sur les résultats, les objectifs et les actions en cours.

Réunion trimestrielle du Plateau UAP/SAP/EAP : Animé par le responsable de l’UAP, pendant 30mn, on va échanger sur les résultats de l’UAP et de l’usine au global, ainsi que sur les projets en cours.

6

Mettre en place un système de formations robustes

Au travers de l’autonomie, le développement des compétences est au centre des préoccupations. Un plan d’identification et de déploiement des formations efficaces doit être mis en œuvre.

 

Quelques conseils

  • Si les EAP tournent en 3*8, les activités de Gemba Kanri devront être organiser pour faciliter la communication avec les équipes de nuit (tableau de communication, standard clair de partage entre les équipes…).
  • Au niveau de l’UAP, il sera nécessaire de pouvoir récolter les différents indicateurs de chaque SAP. Une communication standardiser devra être mise en place pour faciliter les comparaisons et les améliorations.
  • Dans leur rôle, la direction a désormais plus un rôle de sponsor des UAP. Elle s’appuiera sur le Hoshin Kanri pour déployer les objectifs globaux de l’entreprise en objectifs d’UAP. A elle ensuite de les relayer.
  • Les personnes d’une même compétence (par exemple, l’ensemble des personnes de la qualité) se réunissent régulièrement pour partager leurs savoirs et standardiser les bonnes pratiques. On parle plus d’Expert métier que de Service.
  • Concernant le choix du responsable d’SAP et d’UAP, il est souvent intéressant de pouvoir « tourner ». On pourra par exemple avoir la personne de la qualité l’année 1, puis l’ancien chef d’équipe en année 2…
  • Quelques services restent néanmoins « en dehors » de cette organisation. Nous retrouvons les services Ressources Humaines, HSE ou encore Informatique et Financier qui restent en organisation fonctionnelle.
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