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Une Obeya, “Grande Salle”, est un principe de management de projet pour accélérer la communication et réduire les temps de prise de décision.

Introduction

Une Obeya (大部屋) est un terme Japonais signifiant « Grande salle », aussi appelé « cabinet de guerre »1. Une Obeya est un principe de management de projet pour accélérer la communication et réduire les temps de prise de décisions2.

La spécificité réside dans le fait que les murs de l’Obeya sont consacrés à l’affichage de tous les outils de pilotage des projets : tableaux de bord, indicateur de suivi, planning…

Cette spécificité permet à l’équipe projet de partager plus facilement les informations. On améliore la qualité des réunions tout en réduisant leur temps.

La salle Obeya

Développé par Toyota, la salle Obeya a cette particularité d’être recouverte de tous les éléments nécessaires pour piloter le projet. La structure est la suivante :

Source : M. P. Ignace, C. Ignace, R. Medina, A. Contal (2012) – La pratique du Lean management dans l’IT

  1. Sur le premier mur, sont affichés l’expression de besoin, les audits client, les maquettes prévisionnelles et illustrations de prototypes. On retrouve aussi une zone avec l’ensemble des informations liées au sujet du projet : fonction du produit, liste des fournisseurs…
  2. Le second mur contient les indicateurs de suivi et le planning général du projet.
  3. Sur le dernier mur se trouve le planning hebdomadaire (tâche à effectuer, décision à prendre) et le suivi des problèmes.

Ce type de salle peut être utilisée pour tout type de projets : conception de nouveau produits, process, service ou encore des projets de crises.

Les réunions Obeya

Chaque jour, pendant 10 minutes, l’équipe projet se réunie dans la salle pour partager les informations et synchroniser les actions. Le déroulement standard est le suivant :

  1. On débute par la revue de la « voix du client » affiché sur le premier mur.
  2. Puis, on passe sur le second mur : on rappelle les objectifs et le plan macro, afin de recentrer les esprits sur le but du projet et de garder une vision globale du projet.
  3. Sur le dernier mur, chacun colle autant de post-it que de problèmes et d’actions qu’il a pu identifier. En groupe, on partage ces éléments, et on identifie un responsable par post-it.
  4. Enfin, on poursuit avec la mise à jour des indicateurs, du planning général et du planning hebdomadaire.

Source

1 – X. Delengaigne, L. Garcia (2013) – Organiser votre temps avec le Mind Mapping

2 – J. Liker (2004) – Le modèle Toyota

M. May (2007) – The elegant solution: Toyota’s formula for mastering innovation

F. Meyer (2014) – Appliquer la ToC Lean Six Sigma dans les services

C. Roche (2013) – Petit guide Lean à l’usage des managers

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