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Tout gestionnaire de projets se doit de connaître les typologies d’équipe et savoir comment la manager.

Introduction

Une équipe est un ensemble de personnes qui travaille ensemble afin d’atteindre un but commun. Les dessins ci-dessous illustrent le concept d’équipe :

Les types d’équipes

Nous retrouvons 4 types d’équipe :

Equipe de travail

Il s’agit d’une équipe permanente dont la responsabilité est de délivrer un travail vis-à-vis des besoins des autres services pour produire les produits ou services vendus par l’entreprise.

Equipe de réflexion

Elle est constituée de membres provenant de différentes unités. Son enjeu est de mener une réflexion sur l’organisation actuelle et de fournir des recommandations vis-à-vis d’améliorations possibles. Sa durée de vie est le plus souvent le temps de fournir ces recommandations. Ce type d’équipe se retrouve sous diverses noms comme les “cercles qualités“, “équipe-conseil“…

Equipe de management

Appelé également Comité de Direction, il s’agit du groupe de personnes ayant la responsabilité de chacun de l’entreprise. Son rôle est de définir les objectifs de l’entreprise et de coordonner l’ensemble des unités vis-à-vis de ces objectifs.

Equipe de projet

Par nature, l’équipe de projet a une durée de vie limitée, et exerce des tâches non routinières nécessitant la mise en commun de compétences multiples. Les membres font parties de plusieurs entités et interviennent à temps pleins ou partiel sur ce projet. On peut retrouver ce type d’équipe sous diverses noms : “Equipe de résolution de problèmes“, “Task Force“, “Steering Comitee“…

 

Equipe projet

Equipe de réflexion

Equipe de management

Equipe de travail

Multifonctionnelle

X

X

X

 Souvent

Permanente

 Non

Non

X

X

Membre à temps plein dans l’équipe

Parfois

Parfois

 X

X

Un seul leader hiérarchique

 Non

Parfois

X

X

Les facteurs de performances

La composition de l’équipe

La composition doit être en relation avec l’objectif du projet. Par exemple, la diversité et l’hétérogénéité des membres favorisent l’innovation et la résolution de problèmes. On prendra également en compte le nombre de personnes ainsi que la compétence « sociale » des membres pour garantir la bonne entente.

Concernant le nombre, on retiendra :

  • L’équipe doit être assez grande pour que l’on puisse répartir les tâches sans qu’aucun membre ne soit débordé.
  • L’équipe doit être assez petite pour que les réunions et les communications puissent être efficaces.

L’organisation du travail

Il est désormais démontré que l’autonomie favorise la participation et la motivation des membres d’une équipe1. L’interdépendance (la communication au sein de l’équipe), va faciliter la coopération et la faculté d’apprentissage2. D’autre part, l’organisation de l’équipe sous-entend le respect des règles de fonctionnement : horaire, présence…

Clarté de la mission

La clarté dans la mission de chacun et des objectifs de l’équipe va permettre de renforcer l’implication. A noter que l’objectif doit être clair, alors que les moyens eux peuvent être laissés à l’appréciation de l’équipe3.

Le contexte organisationnel

Il s’agit de l’ensemble des éléments permettant de soutenir le projet et permettre à l’équipe de fonctionner. On y retrouve les systèmes informatiques, le budget, le matériel, le système de rémunération… Certains auteurs notent à ce sujet qu’une rémunération collective permet aux membres de l’équipe de travailler de façon plus collaborative4.

Le système de pilotage et de feedback

Mettre en place un indicateur de pilotage de la performance d’une équipe est un facteur important de performance. Faire un feedback et demander à l’équipe d’y participer permet de mettre en place un système d’amélioration continue. On note que ce système est intégré dans le management de projet SCRUM via la SCRUM Review Retrospective.

Le rôle de chef de projets

C’est lui qui en sélectionnant l’équipe, clarifie les responsabilités et par son leadership installe une dynamique positive. Il joue également un rôle important pour lever les barrières et obtenir les ressources nécessaires. Dans son rôle, on pourra lui conseiller de :

  • Assigner des tâches adaptées : le chef d’équipe devra demander à exécuter des tâches qui sont dans la zone de confort tout en étant stimulante pour la personne. On notera que ce qui est agréable pour une personne ne l’est pas pour tous.
  • Renforcer les compétences : la plupart des personnes ont un besoin de se sentir compétent dans ce qu’ils font. Les pousser à se former et à apprendre des choses leur permettra de répondre à ce besoin tout en augmentant la compétence globale de l’équipe.
  • Exprimer sa reconnaissance : les personnes ont besoin de se sentir reconnues et à l’aise dans leur travail. Les reconnaître de manière individuelle tout au long du projet est une bonne manière de susciter leur motivation.
  • Communiquer librement : solliciter l’opinion de tous, agir de façon honnête et être transparent, sont des facteurs permettant de mettre en place une atmosphère de confiance.

Savoir gérer un conflit

 

Dans la vie de l’entreprise, un chef d’équipe devra faire face à de nombreux conflits. Nous reconnaissons diverses manières de pouvoir les traiter5.

  • Evitement : on espère que le problème va disparaître de lui-même. Ce style est efficace si le moment, le lieu… sont tels qu’il est inopportun de poursuivre l’échange.
  • Accommodement : on répond au besoin de l’autre sans répondre à ses propres besoins, on cède.
  • La compétition : On utilise son pouvoir pour faire valoir ses besoins. On ne l’utilisera que lorsqu’un besoin important ou supérieur aux autres est en jeu.
  • La collaboration / Compromis : On cherche une solution qui répond aux attentes des deux parties. On va créer une solution gagnante pour tous. C’est le plus souvent cette méthode qui est recommandée.

Savoir gérer un conflit

Dans la vie de l’entreprise, un chef d’équipe devra faire face à de nombreux conflits. Nous reconnaissons diverses manières de pouvoir les traiter5.

  • Evitement : on espère que le problème va disparaître de lui-même. Ce style est efficace si le moment, le lieu… sont tels qu’il est inopportun de poursuivre l’échange.
  • Accommodement : on répond au besoin de l’autre sans répondre à ses propres besoins, on cède.
  • La compétition : On utilise son pouvoir pour faire valoir ses besoins. On ne l’utilisera que lorsqu’un besoin important ou supérieur aux autres est en jeu.
  • La collaboration / Compromis : On cherche une solution qui répond aux attentes des deux parties. On va créer une solution gagnante pour tous. C’est le plus souvent cette méthode qui est recommandée.

6 étapes pour gérer un conflit

   1 – Encadrer le conflit et expliquer les règles de base d’un conflit

  • Les conflits sont le résultat d’une saine diversité.
  • Bien géré, il nous permettra de développer un futur positif.
  • S’écouter mutuellement est important.

   2 – Analyser le conflit

  • Centrer la conversation sur le conflit. Affronter le problème de face.
  • Demander aux personnes de raconter leur version.

   3 – Aider les personnes à rechercher un but commun

  • Objectif sur le travail.
  • Objectif sur le relationnel.

   4 – Identifier le chemin pour atteindre les buts

  • Se concentrer sur une stratégie gagnant-gagnant.
  • Utiliser le brainstorming.

   5 – Choisir le meilleur chemin

  • S’assurer que la stratégie choisie est équitable.
  • Construire le plan d’actions.
  • Mettre en place rapidement la première action, même petite.

   6 – Débriefer

  • Les encourager à réfléchir sur ce qu’il s’est passé.
  • Les pousser à partager leur ressenti.

Les relations dans l’équipe

L’esprit d’équipe doivent régner en son au sein. Il doit y avoir une confiance mutuelle entre les membres mais également une confiance en la réussite du projet. Cette conviction permettra de renforcer la motivation.

Les étapes de développement d’une équipe

Avant d’atteindre le fonctionnement optimal, une équipe passe par un certain nombre de phases. C’est en 1965 que Bruce Tuckman, psycho-sociologue américain, a développé un modèle6.

1 – Orientation (Forming)

Il s’agit du moment où l’équipe se forme. A ce moment, les membres sont :

  • Enthousiastes.
  • Ont des attentes positives.
  • Éprouvent un peu d’anxiété sur ce qu’il va se passer.

 

La productivité est logiquement basse. Les membres ne se connaissent pas encore, ils se concentrent sur le travail à faire, le contexte… la durée de l’étape dépend du niveau de complexité des tâches. Plus elles seront complexes ou peu claires, plus les membres vont passer du temps à s’approprier le travail.

C’est une étape importante car elle va permettre de clarifier l’équipe, leurs rôles… il faut que le manager puisse prendre le temps d’accompagner les personnes.

2 – Insatisfaction (Storming)

Cette étape est la résultante entre les attentes initiales et la réalité perçue par les membres. C’est donc la résultante directe de l’étape précédente. C’est également à ce moment que les premières différences de personnalités se font ressentir, générant des conflits, une baisse de motivation… que le manager devra gérer.

3 – Normalisation (Norming)

Les conflits et insatisfactions étant résolus, les rôles et responsabilités de chacun sont désormais plus claire. L’équipe est concentré sur le travail à accomplir et les objectifs à atteindre. Les membres commencent à mettre en place de manière formelle ou informelle un code de conduite, des valeurs communes… et le sentiment de cohésion, de respect et de confiance s’installe.

Le groupe se transforme en réelle équipe, la productivité s’améliore.

4 – Performance (Performing)

L’équipe est désormais dans son rythme de croisière. Les membres travaillent en harmonie et de manière efficace. La communication se fait facilement, de manière franche et avec enthousiasme. Désormais les différences d’opinions sont encouragées car traitées avec respects et sans conflit.

Fin

Pour les équipes temporelles, cette étape est la dernière. En fonction du déroulement des 4 premières étapes, celle-ci peut être un moment triste ou un soulagement. Pour le manager, il est important de prendre le temps pour reconnaître le travail accompli et faire le retour d’expériences.

Les rôles dans une équipe

Un rôle est notre tendance à interagir avec les autres d’une manière particulière. Le docteur Belbin7 a identifié 9 rôles que nous détaillons ci-dessous. Ils rôles sont basés sur notre personnalité, nos valeurs … Pour chacun de ces rôles, le chef d’équipe devra s’adapter et savoir les “utiliser” à bon escient :

Nom

Description

Point de vigilance

Concepteur

Ils ont tendance à être créatifs et plutôt doués dans les situations “anormales“.

Peu orthodoxe et souvent distrait.

Priseur

Ils sont des personnes réfléchis ayant une approche logique des événements.

Parfois trop critique voir lent

Coordinateur

Aide l’équipe à se focaliser sur les objectifs, à impliquer les membres et à déléguer le travail.

Peu trop déléguer pour réduire son travail.

Promoteur

Ils fournissent des connaissances approfondies sur l’opposition et veillent à ce que des idées puissent se transposer.

Risque de négliger le suivi.

Organisateur

Permettent de planifier des stratégies pour les mettre en oeuvre efficacement.

Peu résister à son planning et s’accrocher à son planning.

Perfectionneur

Ils sont plus efficace en fin de tâche. Ils peaufinent le travail, recherchent les erreurs…

Peut être perçu comme des gens complexes.

Soutien

Ils aident à souder l’équipe en utilisant leur polyvalence pour identifier le travail et l’accomplir au nom du groupe.

Peut se montrer indécis quand il faut prendre des décisions impopulaires.

Propulseur

Poussent les autres à l’action et fournissent le dynamisme nécessaire.

Risque de devenir agressif dans son désir d’obtenir des résultats.

Expert

Il est le spécialiste reconnu de son domaine d’expertise et il aide les autres.

A tendance à ne s’occuper que de son propre domaine.

Source

1 – S. G. Cohen, D. E. Bailey (1997) – What makes teams work : group effectiveness research from the shop floor to the executive suite

2 – R. Wageman (1995) – Interdependence and group effectiveness

3 – R. Wageman (1997) – Critical success factors for creating superb self-managing teams

4 – T. W. Scott, P. Tiessen (1999) – Performance measurement and managerial team

5 – P. B. Kestner, L. Ray (2009) – The conflict resolution training program

6 – B. Tuckman (1965) – Developmental sequence in small groups

7 – M. Belkin (2006) – Les rôles en équipe

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