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Le 5S est sans doute l’outil le plus connu du Lean. Simple, il permet d’impliquer les équipes dans la démarche par des résultats tangibles et mesurables rapidement.

Définition

Le 5S est une méthodologie visant à améliorer l’espace de travail en le réorganisant. Le 5S tire son appellation de :

  • Seiri (整理) : Enlever, trier, débarrasser, éliminer, supprimer l’inutile…
  • Seiton (整頓) : Ranger, situer, arranger, ordonner, classer…
  • Seiso (清掃) : Nettoyer, scintiller, brosser…
  • Seiketsu (清潔) : Ordonner, rendre visuel, standardiser, généraliser, rationaliser…
  • Shitsuke (躾) : Maintenir, être rigoureux, progresser, enraciner, discipline…

Mettre en place le 5S permet de garantir les conditions de base pour effectuer un travail efficace.

Historique

Le 5S est dérivé du CANDO1 (Cleaning up, Arranging, Neatness, Discipline, Ongoing Improvement), développé dans les années 1920 par Henry Ford .

« Il y a deux façons d’améliorer la production. La première consiste à améliorer l’organisation du travail en établissant des procédures standards, en redistribuant le travail et en faisant en sorte que chaque chose soit à sa place et que l’ordre et la propreté règnent dans les ateliers. » – Taiichi OHNO2

Par ailleurs, durant la seconde guerre mondiale et pour soutenir l’effort de guerre américain, fut créé le programme de formation TWI (Training Within Industry) consistant à apprendre aux agents de maîtrise à former leur personnel – des femmes, des ouvriers non qualifiés, en remplacement des hommes mobilisés – au poste de travail, en pratiquant sur le tas. Au sein des procédures de la TWI, ils étaient mis en avant 6 étapes3 :

Eliminer, Combiner, Réarranger, Simplifier, Développer, Améliorer.

 

A l’époque de la TWI, le terme utilisé était alors le “Housekeeping“. Ce terme originel vise à responsabiliser l’employé sur la tenue de son poste comme si s’était sa propre maison.

Objectif

Historiquement, les 5S est une méthode permettant d’avoir un poste plus propre, mieux rangé, et permettant de faire un travail plus productif. Il a évolué au travers de la TPM4, comme étant un outil phare pour faciliter la détection des problèmes. Au delà de ces 2 points clés, le 5S impacte un panel très large d’indicateurs :

  • Réduire la non qualité.
  • Réduire les pannes.
  • Augmenter la productivité.
  • Faciliter le management quotidien.
  • Réduire les Muda de manière générale.
  • Réduire les surfaces utiles.
  • Standardiser le travail des équipes.
  • Améliorer le respect de l’environnement.
  • Réduire les risques au travail et les TMS.
  • Montrer aux équipes que le management prend en compte leurs remarques.
  • Rendre « benchmarkable » et « visitable » le site en améliorant la propreté générale.

 

Ce que le 5S n’est pas !

Le 5S n’est pas une démarche d’entreprise de type 0 papiers. Cela va au delà que de la consommation de papiers, mais y participe toutefois.

Le 5S n’est pas le grand nettoyage de printemps. Il est standardisé et maintenu dans le temps.

Le 5S n’est pas du temps supplémentaire pendant le travail. Au contraire, le 5S doit permettre de gagner du temps.

Avez-vous besoin d’un 5S ?

« Ça peut toujours servir !» « Où ai-je bien pu ranger cette pièce ? » Autant de phrase que nous avons tous pu dire que ce soit dans notre vie personnelle comme professionnelle. Dans notre garage ou sur notre bureau, nous accumulons des choses inutiles de 2 manières différentes :

  • Volontairement suivant le principe du « cela peut toujours servir ». Les bricoleurs et les personnes des services entretien en sont les spécialistes. Le problème est qu’en général au moment de se servir du bien précieusement mis de côté, personne ne se souvient où il a été « rangé ».
  • Involontairement en laissant les choses à leur place et en négligeant, soit de les remettre en place, soit de les jeter si elles sont inutiles.

Vous avez sans doute besoin d’un 5S si :

  • Les ateliers et les bureaux sont sales et mal rangés.
  • Les temps de recherches des dossiers, outils… sont longs.
  • Il y a un manque de place.
  • Les tiroirs et armoires sont pleins, les standards et documentation ne sont pas à jour ou pas présent.
  • Vous avez l’impression de ranger tout le temps, mais vous avez aussi l’impression de toujours avoir à ranger. En japonais, on parle de “Katazuke” : il s’agit d’activités cycliques de rangement. Mais celles-ci ne sont pas assez “poussées“. Au mieux, elles permettent d’avoir un premier niveau de rangement et d’aller plus vite dans la mise en oeuvre du 5S.

Le 1er S : Trier

Seiri est l’étape qui permet de ne garder sur le poste de travail uniquement ce qui est utile et nécessaire. Pour cela, il faut prendre des photos de l’état initial. On en fera régulièrement tout au long du processus pour avoir une « sauvegarde » de l’état précédent et pouvoir procéder à des comparaisons.

1/ Mettre en place une zone 5S

Il s’agit d’un espace délimité et proche de la zone de projet où vous allez entreposer l’ensemble des éléments devenus inutile.

2/ Faire l’inventaire de TOUS les éléments présent au poste

Utilisez pour cela une liste d’inventaire.

3/ Faire un tri simple et « évident »

En séparant les objets inutiles, utiles ou indéterminés. Posez-vous à chaque objets, ces questions :

  • Cet objet est-il utile ?
  • S’il est utile, l’est-il dans cette quantité ?
  • S’il est utile, l’est-il à ce poste ?
  • Qui est responsable de cet objet ?
  • Ce document a-t’il une valeur légale ?

4/ Pour les objets « indéterminés », mesurer pendant une période leurs fréquences d’utilisation.

L’on utilise généralement la méthode des étiquettes : chaque objet est muni d’une étiquette sur laquelle pendant la période donnée, nous allons noter la date d’utilisation, l’opération, la durée et l’utilisateur. A la fin de la période, vous déterminerez l’ensemble des objets selon l’une des deux catégories possible : utile ou inutile. Si le choix n’est toujours pas possible, dans ce cas, il faut reconduire la période.

5/ Recycler les objets inutilisés

Traiter l’ensemble de la zone 5S et décider du devenir de chacun des objets. Vous pouvez les redistribués sur d’autres postes, les revendre à des partenaires ou sous-traitant ou enfin les recycler / jeter.

Que ce soit dans cette étape ou dans les autres, le travail de tri, de choix… doit se faire avec l’accord des équipes opérationnelles. Il faut prêter attention au fait de bien supprimer tout ce qui peut l’être et ne pas garder d’objets « peut être » utile.

T. Osada explique que jeter est un art5 : « Yuji Aida, professeur à l’université de Kyoto s’organise selon ce qu’il appelle la méthode Aida. Il estime que garder indifféremment les objets et les informations prend de la place et cause un surcroît de travail, de sorte qu’il faut absolument se débarrasser de ce dont on n’a pas besoin. Lorsqu’il se rend chaque jour à l’université, il prend le courrier dans son casier et y jette un coup d’œil dans les escaliers et les couloirs qui le mènent à son bureau. Tout en marchant, il trie les lettres qu’il veut garder et celles qui n’ont pas été retenues lors de ce premier tri, vont directement au panier placé à côté de la porte d’entrée. Il constate souvent qu’il n’a plus rien en main lorsqu’il s’assoit enfin à son bureau. L’organisation est l’art de savoir jeter. »

Le 2ème S : Ranger

Seiton permet d’organiser l’espace de travail de manière à s’accorder avec une phrase bien connu de tous :

Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place” – Samuel Smile (1812 – 1904)

Ecrivain anglais et réformateur polique, il développa une théorie sur le fait qu’il est plus efficace de changer d’habitudes que de changer les lois. Il proclama en particulier que la pauvreté est largement causée par des habitudes irresponsables. Cette phrase tirée de son livre THRIFT, il la donne pour expliquer qu’autant un homme d’affaire qu’une dame de maison doivent être ordonnée et systématique et ainsi ” There must be a place for everything, and everything in its place “.

On retiendra que Sakichi Toyoda a été influencé par Samuel Smile, et qu’un exemplaire de son best seller “Self Help” se trouve au musée Toyota.

1/ Identifier les fréquences d’usages de chaque objet

En reprenant l’inventaire des objets utiles, on identifie leur fréquence d’usage en heure, jour… On pourra s’aider d’un Diagramme Spaghetti pour clarifier le niveau d’usage des objects. Ceci permet de déduire si l’objet doit être sous la main, à proximité, plus loin… Pour autant, même plus loin, celui-ci doit se retrouver facilement.

2/ Choisir les emplacements les plus appropriés

Le stockage des objets doit être prévu pour en assurer la qualité d’usage, réduire la pénibilité et faciliter leur accessibilité. Regrouper les éléments par fonction, position dans le processus, secteurs ou encore difficulté de manipulation.

3/ Choisir le type de rangement le plus adapté

En ayant connaissance de leur utilité et de leur fréquence d’usage, on définie la manière de les ordonner. Par exemple les ranger par fragilité, verticalement, horizontalement, poids, volume…

Une méthode simple de sélection consiste à utiliser la méthode ABC. En utilisant 3 classes, on détermine le rangement des objets.

Exemple avec la fréquence de rangement :

Fréquence d’usage

Au poste

A proximité

Au magasin ou plus loin

Quotidien

Oui

Peut être

Non

Hebdomadaire

Peut être

Oui

Non

Mensuel

Non

Non

Oui

Exemple avec le poids des pièces :

Poids des pièces

En hauteur

A hauteur

En bas

< 1kg

Oui

Peut être

Non

1 kg < X < 10 kg

Peut être

Oui

Non

10kg <

Non

Non

Oui

Quelques astuces consistent à enlever les portes des armoires ou incliner les étagères pour éviter de repositionner d’autres outils dans l’avenir.

4/ Remettre en état

L’étape de rangement n’est pas seulement le fait de choisir les emplacements. Un véritable 5S demande d’aller plus loin. Lors de cette étape, on identifie l’état de bon fonctionnement des pièces que nous gardons au poste. Si cet état nominal n’est pas connu, alors on va travailler en équipe pour l’identifier clairement et le documenter. Dans le cas où l’état nominal est connu, on va alors s’assurer que les pièces que nous allons ranger sont dans cet état ou prendre le temps de les réparer.

Le 3ème S : Nettoyer

Seiso permet de mettre en place l’ensemble des processus de nettoyage pour garder dans le meilleur état possible le poste de travail.

1/ Nettoyer l’ensemble du poste

Attention, s’assurer que les machines sont hors tensions, que les produits utilisés sont adéquats et que pour certaines machines, uniquement les personnes habilitées peuvent les nettoyer. Ensuite, procéder à un nettoyage en profondeur.

2/ Nettoyer et inspecter

Veillez à identifier chacune des sources de salissures (via le 5 pourquoi ou la matrice causes/effets) pour mettre en place des solutions permettant d’éviter le nettoyage.

Nettoyer, c’est avant tout éviter de salir.

Cette étape de nettoyage permet d’identifier les sources de salissures pour les éradiquer et éviter de salir.

Eviter les soufflettes qui répartissent la salissure ou et peindre en blanc les objets ce qui facilitera la détection des salissures.

3/ Organiser la routine de nettoyage

Il faut comprendre l’intérêt à ce que ce soit vous qui fassiez le nettoyage. En effet, une société de nettoyage se « réjouit » de la saleté, il faut connaître le poste pour détecter et traiter les anomalies, et pour vous responsabiliser à la tenue du poste. Organiser ce nettoyage, c’est mettre en place des standards spécifiant :

  • Quoi ? : ce qu’il faut nettoyer, graisser et inspecter.
  • Qui ? : qui est chargé de le faire.
  • Où ? : les limites du secteur considéré.
  • Quand ? : la fréquence à respecter.
  • Combien ? : la durée et la quantité.
  • Comment ? : les moyens et les méthodes à appliquer.
  • Pourquoi ? : le but à atteindre, le plus souvent illustrer par des photos.

Pourquoi nettoyer après avoir ranger ?

Le Seiso va plus loin que le simple nettoyage. L’étape Seiso permet de nettoyer en inspectant et en mettant en place les routines de nettoyage et d’inspections. Faire cela est plus facile lorsque les rangements sont déjà prévus.

Le 4ème S : Standardiser

Seiketsu permet de faciliter le maintien du niveau de performance obtenu en rendant « standard » le niveau l’état.

1/ Rendre évident l’ensemble du poste

On va mettre en place les concepts du management visuel. Cela passe par l’identification de l’ensemble des emplacements des objets, de mettre en place des indicateurs visuels (zone de danger, code couleur de lecture d’un manomètre…).

2/ Elaborer les règles

Construire l’ensemble des standards (règle de nettoyage…) selon ce qui a été défini pendant le 5S.

3/ Former le personnel aux nouveaux standards

Pour chaque standard, prévoir un temps de formation pour les personnes impactées. Il faudra aussi veiller à valider et maintenir ces acquis.

Le 5ème S : Maintenir et améliorer

Shitsuke, dernière étape du 5S, vise à mettre en place les processus de maintien et d’amélioration. Nous sommes là sur l’étape clé du 5S. Il ne servira à peu de chose de mettre un poste en 5S si celui-ci revient à son niveau précédent au bout de quelques semaines. K’objectif est de bien faire comprendre que cette étape est la mission de TOUS : personnel du poste, nouveau personnel, management…

1/ Appliquer et faire appliquer les standards

En développant l’auto-discipline et en s’appuyant sur les résultats et satisfactions obtenus. Concrètement, on organisera une ou plusieurs séances de sensibilisation/formation, pour montrer aux équipes les bienfaits du 5S.

2/ Mettre en place des règles de comportements 5S

Par exemple, chaque soir ranger son poste de travail en ramassant tout ce qui traîne et en rangeant les armoires, tiroirs…

3/ Elaborer et animer des audits

Utiliser les principes de la confirmation de processus.

4/ Améliorer les standards

Cette étape est complexe : il faut de la persévérance, de la rigueur et obtenir une réelle implication des opérationnels. Seul, ce maintien permettra de connaître les véritables gains apportés par le 5S.

5S et Muda

5S et Surproduction

Le 5S permet de mettre de l’ordre au sein de vos postes, vos bureaux ou encore vos magasins. Le 5S permet de rendre évident la surproduction. Les postes étant étudiés pour « contenir » le juste nécessaire pour une bonne production, en cas de surproduction, les éléments « surproduits » seront en dehors des zones définies.

5S et attente

Au quotidien, nous sommes en attente d’une consigne, d’une machine, d’une donnée, d’un collaborateur… Le 5S participe au fait de gagner en productivité en évitant de passer trop de temps à chercher des éléments. Réduire ces temps de recherche, c’est réduire les temps d’attentes de tous.

5S et transports

En travaillant sur les processus, le 5S réduit des tâches inutiles et réduit la nécessité en besoin de transports. De plus, l’utilisation des éléments de transports (transpalette…) sera rendu plus simple par l’identification des zones de stockages, de stationnement, de maintenance…

5S et Stocks

Lors de la première étape du 5S, on travaille sur une meilleur gestions des stocks de pièces, consommables, outillages… en identifiant des emplacements… et donc les réduire.
Exemple des ramettes de papiers : lors d’un projet 5S, vous pourrez sans doute découvrir des ramettes de papiers un peu partout. En les rassemblant sur un lieu et en gérant les stocks par un Kanban, vous pourrez les réduire.

5S et Processus

Le 5S ne s’applique pas simplement aux objets. Il est applicable de la même manière dans les processus. Au fur et à mesure du temps, les procédures se complexifient et voient la naissance de processus devenu inutile. Le 5S vous permet de supprimer ces processus inutiles.

5S et Mouvements

Le travail sur l’ergonomie du poste est un point prépondérant. A ce titre, on travaille sur le fait que les éléments soient sous la main et toujours présent en quantité suffisante. On réduit automatiquement un certain nombre de Muda de mouvements.

5S et Non Qualité

Lors d’un 5S, on travaille également sur des aspects de qualité de production. Typiquement, en repensant l’organisation du poste, vous allez mettre des éléments « amortissant » sur les zones de stockages de produit pour éviter les rayures.

5S Office et Manufacturing

En Office, le 5S s’applique de la même manière que lors d’un 5S dans un atelier. La notion d’Office englobe tant les bureaux que l’ordinateur en tant que tel. Ainsi, il est facile de transposer le 5S sur ces domaines où vous pourrez obtenir des résultats semblables.

Exemple d’un 5S dans un ordinateur :

  1. Oter l’inutile : trier les documents et dossiers inutiles ou pas à jour. Supprimer les documents obsolètes.
  2. Ranger : concevez une arborescence permettant de faciliter l’échange et la recherche d’informations. Garder les documents utiles au premier niveau de l’architecture et mettez les autres dans des dossiers d’archives aux niveaux inférieurs.
  3. Nettoyer : supprimer les sources de « pollutions » en vous désabonnant des mailings inutiles. Mettez en place des règles d’envois de mails.
  4. Standardiser : mettez en place des règles claires pour nommer et classer les documents. La date de dernière mise à jour doit être facilement accessible et les documents communs sur des outils de partage afin d’éviter que 2 personnes travaillent en même temps sur un même fichier.
  5. Maintenir et améliorer : mettez en place des audits régulier pour évaluer le niveau de la tenue des standards. Traitez les anomalies et améliorer si nécessaire.

5S et management du changement

Le 5S est incontournable dans une démarche de changement. Tout d’abord, parce que son concept est simple à comprendre, à mettre en œuvre, et obtenant des résultats visibles et mesurables.

Le 5S met au centre de la réflexion les opérationnels. Sa première préoccupation est en effet de s’appuyer sur les équipes pour repenser l’environnement de travail et réduire la pénibilité. C’est lors de ces projets que les équipes peuvent communiquer leurs difficultés du quotidien.

Pour ces raisons, le 5S est un outil majeur dans une démarche de changement de culture. Sans doute le premier outil à mettre en œuvre.

Source

1 – C. Gergen (2010) – The quality paradigm : why you and your business need it to succeed

2 – T. Ohno (1978) – Toyota Seisan Hoshiki

3 – C. Hohmann (2010) Guide pratique des 5S pour les managers et les encadrants

4 – K. Shirose (1984) –  Le guide TPM de l’unité de travail

5 – T. Osada (1993) – Les 5S. Première pratique de la qualité total

T. Fabrizio, D. Tapping (2006) – 5S for the office : organizing the workplace to eliminate waste

E. Moulding (2010) – 5S : a visual control system for the workplace

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